展示会ブース案内HTMLを共有する方法

共有前の確認点

展示会ブース案内ページには、会場MAP・ブース番号・QRコードが含まれることが多く、これらは主催者側の情報変更で直前に変わる場合があります。共有前に主催者の公式サイトと照合してブース番号やホール名が正確か確認してください。誤った情報を共有すると、訪問者が別のブースへ誘導される事態が起きます。

スマートフォンでの横向き表示・縦向き表示の両方で確認しておくことも重要です。展示会当日に現地スタッフがタブレットやスマホでページを見せる場面を想定し、フォントサイズが小さすぎないか・重要な情報がファーストビューに収まっているかをデバイスの実機で一度確認するのが理想です。

• 相手がログインなしで開ける状態か確認する
• PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
• 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
• レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく

向いている認証方式

出展ブースの案内ページを自社の展示担当スタッフ全員に確認させる場合は、会社ドメイン認証が最もシンプルです。個別にパスワードを配布せずとも、社用メールでアクセスするだけで認証が通るため、展示会当日の朝にスタッフが現地で確認するシーンでも手間がかかりません。

外部のイベント制作会社やブース設計会社へデザインチェックを依頼する場合は、その会社の担当者メールアドレスをメール認証リストへ追加します。外注先ごとに確認する観点が異なるため（デザイン会社はビジュアル、印刷会社はロゴのカラーコードなど）、URLとともに確認観点を書き添えると一回で必要なフィードバックが集まります。

• 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
• 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
• 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
• 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない

相手への送り方

ブース担当スタッフへ送る場合は「会期3日前まで確認してください。変更があれば〇〇（担当者名）へ直接連絡をお願いします」のように期限と連絡先を1セットで伝えます。展示会の準備期間中はSlack・メール・電話が錯綜しがちなため、連絡窓口を一本化しておくことで修正漏れを防げます。

制作会社へ送る場合は、「今週金曜17時までに修正可能な点があればお知らせください。最終確認の締め切りはその翌週月曜です」と二段階の期限を設けると、小さな修正と大きな修正を分けて受け取れます。URLには有効期限を設定し、展示会終了後は自動的にアクセス不能になるよう管理するのが安全です。

更新・期限管理

展示会の直前はブース番号の変更・登壇プログラムの追加など突発的な更新が重なります。ギガサイト便でHTMLを再アップロードするだけで同一URLが更新されるため、「新しいURLを送り直す」「古いURLはもう使わないでください」といった連絡を繰り返す必要がありません。更新のたびにSlackの展示会チャンネルに「〇月〇日〇時に更新しました（変更：ブース番号をA-05に修正）」と投稿する運用を決めておくと追跡が楽です。

展示会終了後はページを公開し続ける必要がなければ速やかに削除してください。ブース担当者の個人メールアドレスや内線番号が記載されている場合、公開期間が長いほど不要な問い合わせが来るリスクが上がります。展示会終了の翌営業日にプレビューURLを削除するタスクを会期前にカレンダーへ登録しておくと、削除忘れを防げます。