共有前の確認点
課題HTMLをアップロードする前に、ブラウザの開発者ツールで「Network」タブを開き、外部へのリクエストが発生していないか確認する。フォームのaction属性やfetch呼び出しが残っていると、候補者が操作した内容が意図しないサーバーへ送信される恐れがある。
スマートフォンでの表示確認はiOSのSafariとAndroidのChromeの両方で行うと確実だ。viewportメタタグが抜けているとモバイルで文字が極端に小さくなるため、候補者が課題の意図を正しく読み取れない事態につながる。
共有URLの有効期限はレビュー完了予定日の翌日に設定しておく。期限切れ後も候補者が古いURLを参照してしまうと混乱を招くため、送付メールに「○月○日まで有効」と明記することとセットで運用する。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
向いている認証方式
複数の候補者が同じ課題を見る場合でも、パスワード認証が最もシンプルに管理できる。パスワードは候補者ごとに変えず、選考フェーズごとに統一し、選考が終わったらURL自体を無効化する運用が実際の採用現場で使いやすい。
競合他社が応募しているケースや機密性の高い課題内容の場合は、メール認証を選ぶと「誰が閲覧したか」の記録が残るため、後から確認できて安心だ。候補者には事前に「登録メールアドレス宛に認証コードが届きます」と一言添えると問い合わせを減らせる。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
相手への送り方
URLを候補者へ送るメールには、①閲覧URL、②パスワード（設定した場合）、③動作確認済みブラウザ（ChromeまたはSafari推奨）、④有効期限の4点を箇条書きで記載する。添付ファイルは不要なため、メール本文のみで完結できる点も候補者体験として好ましい。
採用管理システム（ATS）経由でURLを送る場合、システムによってはURLの一部が自動変換されてリンク切れになることがある。事前にテスト送信して実際にリンクをクリックし、正しいページが開くか確認してから本送付に進むことを推奨する。
更新・期限管理
課題の内容を修正した場合は、同じスラグ名でファイルを上書きアップロードすることでURLを変えずに差し替えられる。候補者には「URL変更なし・ページ内容を更新しました」とメールで一報するだけでよく、再発行の手間が省ける。
選考が終了したらURLを即座に無効化するか、有効期限を過去日付に変更する。不採用通知後に候補者が引き続きアクセスできる状態は情報管理上のリスクになるため、選考フロー完了をトリガーに無効化するルールをあらかじめチームで決めておくとよい。
よくある質問
パスワードを忘れた候補者にどう対応すればよいですか？
ギガサイト便の管理画面からパスワードを確認・変更できます。変更後に新しいパスワードをメールで再送するだけで、URLの再発行や候補者の再登録は不要です。
課題HTMLにJavaScriptが含まれている場合、正常に動作しますか？
ギガサイト便はアップロードしたHTMLをそのまま配信するため、インラインスクリプトや外部読み込みのJSも通常どおり動作します。ただし外部APIを呼び出すコードは事前に動作確認しておいてください。
複数フェーズの課題を同一候補者に順番に渡したい場合はどうすればよいですか？
フェーズごとに別のURLを発行し、前フェーズのURLを期限切れにしてから次のURLを送る方法が管理しやすいです。URLにフェーズ番号を含むスラグを付けると混同を防げます。