共有前の確認点
タイムテーブルHTMLには登壇者の氏名・所属・セッションタイトルが含まれるため、登壇者本人の同意を得ていない情報が入っていないかをアップロード前に確認します。特に「非公開セッション」や「未発表スピーカー」の情報が含まれている場合は、公開前に該当箇所をマスクするかページを分ける対応が必要です。
スマートフォンでのセッション切り替えボタンやフィルタ機能が正しく動くかをiOSとAndroidの両方でテストします。JavaScriptで動的にセッションを絞り込む実装は、デスクトップでは動くのにモバイルSafariでは動かないケースが多いため、実機確認を怠ると参加者からの問い合わせが集中します。
外部のカレンダーサービス（Googleカレンダーなど）へのiCS連携リンクが含まれる場合、そのリンクが正しく機能するか・アクセス先が意図したイベントIDを指しているかを事前に検証します。間違ったイベントに参加登録されるミスは信頼を大きく損ないます。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
向いている認証方式
一般参加者向けの公開タイムテーブルはURLのみの共有でも構いませんが、検索エンジンにインデックスされると未発表スピーカーや変更前の情報が広まるリスクがあります。noindex設定を確認するか、公式発表まではパスワード認証を設けておくと安心です。
登壇者や関係者限定の詳細版（バックステージスケジュールや機材搬入時刻を含む）にはメール認証が適しています。招待した登壇者のメールアドレスのみアクセス可能にすることで、外部への情報流出を防ぎつつIDとパスワードの管理をなくせます。期限はイベント翌日まで設定するのが実用的です。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
相手への送り方
参加者への案内メールにタイムテーブルURLを載せる際は「セッションの最新情報はこのURLに随時反映します」という一文を添えます。変更があるたびに別メールを送るコストを抑えられ、参加者もブックマークひとつで常に最新版を確認できます。
登壇者や協賛社へはそれぞれの出番・露出に関する情報が正確かを確認してもらうため、「確認をお願いしたい箇所」をURL送付メールに明示します。「プロフィール文言・社名表記・ロゴ使用許可の3点をご確認ください、期日は〇日」のように具体的な依頼文にすることで返信率が上がります。
更新・期限管理
イベント当日まで登壇者の入れ替えや開始時刻の変更が発生しやすいため、タイムテーブルHTMLは差し替え前提で管理します。修正後は同じURLに上書きアップロードし、変更内容をイベントの公式SNSや参加者向けメールでも告知して、古いスクリーンショットで混乱する参加者を減らします。
イベント終了後1週間程度は参照用に公開を続けて、登壇資料リンクや録画URLを追記するアーカイブ用途に活用できます。それ以降はURLを無効化するか、アーカイブサイトへのリダイレクトに切り替えると、古いURLが検索結果に残り続けることを防げます。
よくある質問
タイムテーブルに複数トラックがありHTMLがタブ切り替え式になっています。ZIP化して共有しても動きますか？
CSSとJavaScriptを1つのHTMLにインライン記述しているなら単体ファイルで動きます。外部ファイルを参照している場合はZIPにまとめてアップロードすると相対パスが維持されるため、タブ切り替えなどの動作が保たれます。
イベント当日に急きょセッションが中止になった場合、どうすれば素早く更新できますか？
ローカルのHTMLを編集してギガサイト便の管理画面からアップロードし直すだけで同URLに即時反映されます。操作は30秒ほどで完了するため、イベント当日でも会場のネット環境があれば対応できます。
協賛社ロゴをHTMLに画像として埋め込んでいますが、ロゴが表示されない報告を受けた場合の確認手順は？
画像が外部URLを参照している場合、その参照先サーバーがダウンしていると表示されません。ロゴはBase64でHTMLに埋め込むか、ZIPにまとめて相対パスで参照する方法に切り替えると外部依存をなくせます。