共有前の確認点
インタビュー記事HTMLには取材対象者の氏名・顔写真・発言が含まれる場合が多い。アップロード前に、掲載許諾を得ていない個人情報が本文やmeta要素に残っていないか必ずテキストエディタで検索する。特にog:imageのURLや著者フィールドに非公開の内部氏名が入ることがある。
PCブラウザとスマートフォンの両方で実際に開き、画像の読み込みエラーや文字化けが起きていないことを目視確認する。HTMLが外部CSSを相対パスで参照している場合、アップロード先のドメインが変わるとスタイルが崩れるため、インライン化またはzipにまとめてから共有する手順を取ること。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
向いている認証方式
取材先企業の担当者1人だけに確認してもらう場合は、メール認証が最も適切だ。共有URLを開いた相手が自分のメールアドレスを入力すると確認コードが届く仕組みなので、URLが転送されても意図しない第三者には閲覧させない。パスワードと異なり「教えてしまう」リスクがない点が顧客向けに向いている。
社内編集チームと外部ライターが同時にレビューするケースでは、会社ドメイン認証と個人パスワードを用途で使い分けるか、ドメイン制限なしのパスワードを一時的に発行して期限を短く設定するとよい。長期間同じパスワードを使い回すと、プロジェクト終了後もアクセスできる状態が続くため、記事公開後は速やかに無効化する。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
相手への送り方
共有URLをメールで送る際は、本文に「確認期限」「パスワード（別送の場合）」「フィードバックの返信先」の3点を明記する。URLとパスワードを同一メールに書くと、メールが漏れたときに両方が流出するため、パスワードはSlackのDMや電話など別チャネルで伝えるのが望ましい。
チャットツールで送る場合は、URLのプレビュー展開を無効化できるか確認する。SlackやTeamsはURLを自動的に展開してサムネイルを表示するが、このプレビューがチャンネル全体に見えてしまう場合がある。URLを`< >`で囲む形式で貼ると展開を防げるツールが多い。
更新・期限管理
インタビュー記事は編集者から「この発言の表現を変えてほしい」と差し戻しが入ることが多い。ギガサイト便はファイルを差し替えてもURLが変わらない仕様なので、修正後に同じURLを再送する必要がない。ただし差し替えた時刻をメモしておき、レビュアーに「○時以降に再読み込みしてください」と伝えると混乱を防げる。
公開期限は「取材先の最終承認が出る予定日+3営業日」を目安に設定するとよい。承認が長引いた場合に備えて延長操作が1クリックで行えるかを事前に確認しておく。期限切れ後は404ではなく「公開終了」画面が表示される設定にしておくと、相手が混乱しにくい。
よくある質問
HTMLファイルに外部フォントのCDNリンクが含まれていますが、共有後も正しく表示されますか？
CDNリンクが有効であれば表示されます。ただし閲覧者の環境でCDNへのアクセスがブロックされている場合はフォントが代替に切り替わります。確実に表示させたい場合はフォントをbase64でインライン化するか、ZIPにフォントファイルを同梱してください。
取材先企業から「URLを社内で転送してもよいか」と聞かれました。メール認証の場合どうなりますか？
メール認証を設定している場合、URLを開くと認証画面が表示され、許可済みのメールアドレスを持つ人しか閲覧できません。転送自体は問題ありませんが、閲覧を許可したい追加のアドレスをあらかじめホワイトリストに登録しておく必要があります。
記事の最終公開後に共有URLを完全に無効化したいのですが、どうすればよいですか？
管理画面からそのURLの公開ステータスを「停止」に変更するか、有効期限をすでに過去の日付に設定すると即時アクセス不能になります。削除操作をせずとも期限設定だけで十分ですが、機密度が高い場合はファイルごと削除するのが確実です。