共有前の確認点
導入事例ページには顧客企業名・担当者のコメント・具体的な数値（削減率・成長率など）が含まれることが多い。公開前の確認URLを発行する前に、掲載する数値の小数点以下の桁数や単位が正確かを社内で確認し、「○○%削減」「○○万件処理」などの記述を最終化してからアップロードする。
顧客のロゴ画像の使用許可と、事例として公開することへの同意書の締結状況をあらかじめ確認する。確認URLを顧客に送る時点ではこれらの手続きが完了していなくても問題ないが、「本番公開前に必要な手続きリスト」として追跡管理しておくことで、承認後に素早く本番公開に移行できる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
向いている認証方式
顧客の担当者に確認を依頼する場合は、メール認証が最も適している。特定のメールアドレスを持つ人だけがアクセスでき、顧客側で誰が確認したかの記録を管理側で把握できる。確認期限を設定しておけば期限後は自動でアクセスが遮断されるため、承認前の事例が長期間アクセス可能な状態を防げる。
社内の法務・コンプライアンス部門にも確認を依頼する場合は、会社ドメイン認証を別途設定するか、同じURLにメール認証で社内のアドレスも追加する。顧客向けと社内向けで別URLを用意するよりも、同一URLにアクセス者を追加していく方が管理が一元化できて便利だ。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
相手への送り方
顧客の担当者に送る確認依頼メールには「確認いただきたい点」として①社名・担当者名の表記、②コメント（引用）の文言、③掲載する数値、④ロゴの表示の4点を明示する。「何となく全体を見てください」という依頼より、確認ポイントを絞った方が顧客の担当者も回答しやすく、承認の速度が上がる。
顧客の担当者が社内で上司の承認を取る必要がある場合を想定して、上司への共有用に「事例ページの概要を説明するテキスト文」もメールに添えておく。URLだけを転送してもらっても上司が文脈を理解できないため、1〜2文の背景説明文を一緒に提供するとスムーズに確認が進む。
更新・期限管理
顧客からの修正フィードバックを受けてHTMLを更新した場合、同じURLで上書きして「修正しました。再度ご確認ください」と返信するだけで済む。毎回ファイルを再送付する必要がなく、顧客側も受信メールを遡らずに最新版を確認できる。
顧客の承認が得られたら本番のウェブサイトに事例を公開し、プレビューURLを無効化する。本番公開後も同じプレビューURLが有効だと、Googleの重複コンテンツ判定の対象になる可能性がある。本番URLとプレビューURLが並存しないよう、本番公開と同日にプレビューを無効化する手順をリリースチェックリストに組み込む。
よくある質問
顧客が事例の公開を辞退した場合、プレビューURLはどのように処理すればよいですか？
管理画面からURLを即座に無効化してください。社内でHTMLファイルはアーカイブしておき、顧客の同意が得られた際に再利用できる状態で保管しておくと、改めてゼロから作り直す手間を省けます。
顧客が確認URLを自社の法務部門にも回したいと言ってきた場合、追加で対応が必要ですか？
メール認証を使用している場合は顧客の法務部門のメールアドレスをアクセス許可リストに追加してください。パスワード認証であればパスワードを伝えるだけで追加の設定は不要です。顧客にはどちらの方式で認証しているかを事前に伝えておくとスムーズです。
複数の顧客の事例ページを同時に確認に出している場合、どのように管理すればよいですか？
スプレッドシートに「顧客名・URL・認証方式・確認期限・ステータス」の列を作り、進捗を一元管理することを推奨します。期限が近いものにリマインダーを設定しておくと、確認が滞ったままURLが期限切れになる事態を防げます。