ブランドガイドラインHTMLを共有する方法

共有前の確認点

ブランドガイドラインHTMLには社外秘のカラーコード体系・フォントライセンス条件・使用禁止例などが含まれることが多い。共有前に「この内容を受け取る相手が、秘密保持契約（NDA）の締結対象かどうか」を確認する。NDA未締結の相手にはガイドラインの一部を抜粋した限定版を共有し、フルバージョンはNDA締結後に別URLで渡す運用が安全だ。

WebフォントをCDNで読み込んでいる場合、CDNのライセンスが「商用サービスへの埋め込み」を許可しているか確認する。一部のWebフォントサービスはセルフホストを禁止しており、共有URLのドメインがライセンス対象外になるケースがある。ライセンス上問題がある場合はフォントを画像に置き換えるか、フォントファイルを含むZIPで配布する。

• 相手がログインなしで開ける状態か確認する
• PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
• 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
• レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく

向いている認証方式

広告代理店など複数の担当者がいる外部パートナーには、パスワード認証が管理しやすい。代理店の担当者が変わるたびにメールアドレスを登録し直す必要がなく、パスワードを社内で引き継げばすぐに閲覧できる。ブランドガイドラインは頻繁に変わるものではないため、半年〜1年単位でパスワードを更新するサイクルを設けるとよい。

社内のデザインチームや関連部署がガイドラインを参照する用途では、会社ドメイン認証が最も摩擦なく運用できる。誰でも社内メールアドレスがあればアクセスできるため、「ガイドラインのURL」を社内Wikiに貼るだけで問い合わせが減る。ガイドラインが更新されてもURLが変わらなければWikiの更新も不要だ。

• 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
• 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
• 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
• 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない

相手への送り方

外部パートナーへの初回送付時には「このURLはブランドガイドラインの最新版です。社内共有は許可しますが、第三者への転送はご遠慮ください」という一文を添える。ブランドガイドラインは競合他社に渡ると意匠上の問題が生じる可能性があるため、URLを無断転送されるリスクを事前に注意喚起することが重要だ。

パスワードは送付メールとは別のチャネルで連絡する。メールがフォワードされた場合にパスワードまで同時に渡らないようにするためだ。Slackのダイレクトメッセージや電話で口頭伝達する方法が望ましい。パスワードを記載したメールを誤送信してしまった場合は、即座にパスワードを変更して新しいパスワードを正しい相手だけに再送する。

更新・期限管理

ブランドガイドラインは改版のたびにURLが変わると、外部パートナーが古いURLをブックマークしたままになる問題が起きる。ギガサイト便のファイル差し替え機能を使えばURLを維持したまま最新版に更新できる。改版した際は「○月○日にversionを更新しました。ブラウザの再読み込みをお願いします」と関係者全員に一斉通知するフローを作っておく。

ブランドガイドラインの共有URLには期限を設けないか、1年以上の長期設定にすることが多い。ただし代理店との契約が終了した場合は即座にパスワードを変更または期限を切って旧担当者のアクセスを遮断する必要がある。契約終了チェックリストにURL認証の無効化を含めておくと対応漏れを防げる。