なぜURLを相手ごとに分けるのか
一つのURLを全員に配ると、アクセスログは合算でしか読めません。「A社は見たがB社はまだ」といった違いが分からず、催促の相手を絞り込めません。相手ごとにURLを分けておけば、それぞれの動きを別々に追えます。
公開期限や認証を相手ごとに変えたいときも、URLが分かれていると都合がよいです。たとえば社外には短い期限とパスワード、社内にはやや長めの期限、といった出し分けが自然にできます。
相手別URLを用意する手順
ファイルが同じでも、配布先ごとに別の共有URLを作っておくのが基本です。次の流れで用意すると整理しやすくなります。
- 見せたいHTMLまたはZIPをアップロードして共有URLを発行する。
- 相手が分かるようにカスタムスラッグ(URL末尾)を相手別に変える。
- 相手に合わせて認証方式(URLのみ/パスワード/メール認証/会社ドメイン認証)を選ぶ。
- 相手ごとに公開期限を設定する。
- 別の相手に配るときは、同じ手順でもう一つ別のURLを作る。
- 配布後はそれぞれのアクセスログを見て、誰が見たかを個別に確認する。
最短手順：まずこの3ステップで完了
共有相手ごとにURLを分けて配る方法は、最初に全体像を押さえると迷いません。細かな設定に入る前に、ファイルを準備し、共有条件を決め、公開後に相手と同じURLで確認する流れを作ります。
手順が決まったら、HTML/ZIPをアップロードして共有URLを発行し、相手に確認してほしい観点と期限を添えて送ります。
- 1. 共有するHTML/ZIPを整理し、不要ファイルや秘密情報を除く
- 2. 認証方式、公開期限、差し替え有無を決めてURLを発行する
- 3. シークレットウィンドウとスマホで開き、相手への依頼文を添えて送る
カスタムスラッグで見分けやすくする
カスタムスラッグはURL末尾を自分で決められる機能です。相手の名前や案件名を入れておくと、配ったあとに自分でも管理しやすくなります。どのURLを誰に渡したかが、URLを見ただけで思い出せます。
ただしスラッグは相手にも見える文字列です。社外秘の情報や個人名そのものを直接入れるのは避け、案件コードなど差し支えのない表現にとどめておくと安心です。
相手別だからできる個別運用
URLが分かれていれば、特定の相手のぶんだけ公開を止めたり、その相手だけファイルを差し替えたりできます。ある取引先との確認が終わったらそのURLだけ期限切れにする、といった細かいコントロールが可能です。
QRコードの配布にも対応しているので、対面で渡す相手にはQR、メールで送る相手にはリンク、と配り方も使い分けられます。相手ごとに最適な届け方を選べるのが、URLを分けておく利点です。
分けすぎないための工夫
相手が増えるほどURLも増え、管理が煩雑になります。区別する必要があるまとまり(社内・社外・取引先ごとなど)で分けるのが現実的で、一人ひとりに必ず分ける必要はありません。
「アクセスを個別に追いたいか」「期限や認証を変えたいか」を基準にすると、分ける単位を決めやすくなります。目的のない細分化はかえって混乱を招くので、必要な粒度にとどめましょう。
迷ったときは、まずまとまり単位で分けておき、後から個別に追う必要が出た相手だけ専用URLを足す進め方が現実的です。最初から作り込みすぎず、案件の進み具合に合わせて分ける単位を調整していくと、管理の手間と把握しやすさのバランスを取りやすくなります。
よくある質問
同じファイルで複数のURLを作れますか。
作れます。中身が同じでも、配布先ごとに別の共有URLを発行できます。カスタムスラッグで相手別に末尾を変えておくと、どれを誰に渡したか管理しやすくなります。
相手ごとに認証や期限を変えられますか。
URLを分けておけば、相手に合わせて認証方式や公開期限を個別に設定できます。社外には短い期限とパスワード、社内には長めの期限、といった出し分けが可能です。
特定の相手だけ公開を止められますか。
相手別にURLを分けていれば、そのURLだけ期限切れにしたり認証を変えたりして、特定の相手のぶんだけ閲覧を止められます。他の相手のURLには影響しません。
URLを分けると管理が大変になりませんか。
区別したいまとまりごとに分けるのが現実的で、必ずしも一人ずつ分ける必要はありません。アクセスを個別に追いたいか、期限や認証を変えたいかを基準に、分ける単位を決めるとよいでしょう。
最短で進める場合でも省略しないほうがよい確認は何ですか？
不要ファイルや秘密情報の除去、スマホ表示確認、共有相手と期限の明記は省略しないほうが安全です。URLを作る速さより、誤共有を防ぐことを優先します。