この業種で起きる共有課題
採用代行の提案LPには、クライアント企業の採用計画や予算感など、競合に知られると困る情報が含まれることが多い。単純なファイル添付やDropbox共有では、転送や再共有を制御できないため、意図しない相手が閲覧するリスクがある。
スマートフォンで閲覧するクライアント担当者がモバイル表示崩れを指摘してくるケースも多く、PCとスマホの両方で表示確認を済ませないまま送ると修正往復が増える。共有前に実機またはブラウザのデベロッパーツールで確認する習慣をつけると差し戻しを減らせる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
提案LPに他のクライアント事例を参考として埋め込んでいる場合、社名・ロゴ・採用数値など許可なく開示できないデータが混入していることがある。送付前にHTML内のコメントアウトや画像のaltテキストも含めて目視確認し、特定企業が類推できる記述を削除しておく。
アナリティクスタグやヒートマップSDKのコードが残っていると、クライアントの閲覧行動が自社以外のサーバーに送信される。採用代行会社がテスト用に仕込んだトラッキングコードは本番共有前に必ずオフにし、プライバシーポリシーで説明できない外部通信を排除しておくことが信頼維持の基本だ。
おすすめ認証方式
クライアントの人事担当者1〜3名だけに見せる場合はメール認証が最適だ。事前に許可するメールアドレスを登録しておけば、URLを知っていても指定外の人は閲覧できない。クライアント企業内で決裁者に転送されても、登録外アドレスにはアクセス拒否画面が表示されるため情報統制が保てる。
複数のクライアント企業を同時進行しているときはパスワード認証が手軽だ。企業ごとに異なるパスワードを設定し、送付メールにだけ記載することで誰がアクセスしたかを絞り込める。期限を1〜2週間に設定すると、レビュー完了後に古いURLが残り続けるリスクも自然に消える。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
送付メールには「①全体の印象、②訴求ポイントの優先順位、③追加したい実績事例」の3点だけを確認依頼として書く。確認軸が多すぎると担当者が返信を後回しにしがちで、期日内に回答が得られなくなる。質問は箇条書きにして返信しやすい形式を意識する。
差し替え時に同じURLで最新版を確認できる仕組みを使うと、クライアントはブックマークを変更せずに修正後のLPを確認できる。版管理の混乱を防ぐため、送付メールには「このURLは常に最新版を表示します」と一文添えるとよい。最終承認後は期限を切るか非公開に戻してURLを無効化する運用も忘れずに。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
クライアントが社内の他の人にURLを転送してしまった場合、どう対処すればよいですか？
メール認証を使っている場合は登録外アドレスからのアクセスが自動的に拒否されます。パスワード認証の場合は新しいパスワードに変更して既存URLを無効化し、許可したい相手にだけ再送するのが確実です。
提案LPをクライアントが承認した後、URLは削除すべきですか？
契約締結後は提案内容が確定するため、外部から閲覧できる状態を続けるリスクが高まります。非公開設定に変更するか期限を即時終了させ、内部的なアーカイブとして別途保管する運用が安全です。
複数の提案LPを同時に送るとき、クライアントが誤って他社向けURLを閲覧するリスクはありますか？
メール認証を利用すれば、異なるクライアントのメールアドレスでは別社向けURLにアクセスできないため誤閲覧を防げます。URLの命名にクライアント社名を含めないことで推測リスクも下がります。