この業種で起きる共有課題
採用代行の社内説明ページには、クライアント別の単価・SLA・担当アサインのルールなど、外部に出ると問題になる情報が含まれることが多い。リモートワーク環境では社員がカフェなどで画面を開く場面もあり、アクセス制御なしのURLは第三者に閲覧されるリスクがある。
PDFやスライド共有ツールを使っている場合、更新するたびに全員へ再送が必要になり「どれが最新版か」という確認コストが発生する。HTMLページ+認証付きURLを使えば、URLを変えずにページを更新するだけで全員が最新情報を確認できる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
社内説明ページに記載した採用案件の詳細（企業名・ポジション・選考状況）は、クライアントへの機密保持義務に抵触する場合がある。説明ページでは案件コードや汎用表現に置き換え、詳細を知る必要のある担当者へは別経路で伝えるよう設計すると安全だ。
内部システムへのログインURLやAPIエンドポイントが説明ページに直接記載されていると、退職者がURLにアクセスした際に入口情報を渡してしまう。社内ツールへのリンクは認証が切れると自動ログアウトする設計か、そもそもページに記載せず別途案内する運用を検討する。
おすすめ認証方式
全社員が閲覧対象の場合は会社ドメイン認証が最も運用コストが低い。入社時に@社名.co.jpのアドレスが付与されるため、許可リストの更新が不要で、退職者は自動的にアクセス不可になる。人事異動や組織変更が多い採用代行会社に向いている方式だ。
特定チームや特定プロジェクトメンバーだけに絞りたい場合はメール認証が有効だ。許可アドレスを事前に登録することで、同じ会社ドメインを持つ他部署の社員には見せたくない情報もコントロールできる。プロジェクト終了時に許可リストをクリアするルールを運用に組み込んでおく。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
社内向けの閲覧依頼メールには「①この情報の対象者、②確認してほしい内容（手順の抜け漏れ、表記の違和感）、③フィードバック期限」を明記する。社内だからこそフィードバックが後回しになりがちなので、期限を明確にするとレビューサイクルが回りやすくなる。
説明ページを更新するたびに「変更点はXX節のみ」とSlackや社内チャットで差分を周知すると、全文再読のコストを下げられる。修正履歴をページ下部に日付付きで残す習慣をつけると、新入社員が旧版との違いを自力で確認できるようになる。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
退職した元社員が会社ドメインのメールアドレスを使ってアクセスしようとした場合、どうなりますか？
退職と同時にメールアカウントが停止されていれば、会社ドメイン認証でのアクセスも自動的に拒否されます。IT部門と連携して退職日に即日アカウント停止する手順を確認しておくと安全です。
同じ説明ページを複数の派遣スタッフにも見せたい場合、会社ドメイン認証では対応できないですか？
派遣スタッフに自社ドメインのメールが付与されていない場合は、メール認証で個別アドレスを許可リストに追加する方法が適切です。契約終了時に対象アドレスを削除するルールを事前に決めておきましょう。
社内説明ページのURLが社員の個人SNSに誤って投稿されてしまいました。どう対応しますか？
認証付きURLであれば、許可リスト外のアクセスは自動的に弾かれるため内容は漏洩しません。念のためURLを変更し、旧URLへのアクセスを無効化したうえで新しいURLを社員に再送する対応が確実です。