準備するもの
チェックリストを始める前に「対象HTMLファイルの一覧」「共有先の連絡先とアクセス権限」「確認期限」の3点を書き出しておきます。複数の案件を並行して進めている場合、ファイルの取り違えが起きやすいため、ファイル名に日付やバージョンを含めて管理するのが安全です。
共有サービスのアカウントにログインできる状態か、またパスワードリセットなしにすぐ使えるか確認します。アップロード直前にログインできずに手間取るのは避けたいため、事前確認を習慣にしましょう。また、メール認証を使う場合は送信元ドメインが迷惑メールフィルタに引っかかっていないかテスト送信で確かめます。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
チェック①：HTMLファイルを開き、`<head>`内に`<meta name='robots' content='noindex,nofollow'>`が記述されているか確認（なければ追記）。チェック②：ファイルを保存し、共有サービスにアップロード。チェック③：アップロード時またはアップロード後の設定画面でパスワード認証またはメール認証を有効化。チェック④：URLを発行し、シークレットウィンドウで開いて認証画面が表示されることを確認。
チェック⑤：認証後にページが表示されたら、ブラウザのソース表示でnoindexメタタグが存在するか目視確認。チェック⑥：スマートフォンの実機（iOS・Android各1台）でもURLを開いて認証とページ表示が正常か確認。チェック⑦：クライアントへURLをメール送付し、パスワードは別チャネル（SlackなどのDM）で送付。
チェック⑧：レビュー期限を社内カレンダーに登録し、期限当日に共有URLを無効化する作業をリマインド設定する。このステップを忘れると期限後もURLが有効なままになるため、必ずスケジュール登録まで完了させましょう。
失敗しやすい点
「チェックリストを使ったのに失敗した」という事例の多くは、スマートフォンの実機確認を省略したケースです。PCで正常に見えても、モバイルブラウザのキャッシュや認証トークンの扱いの違いで認証が機能しないことがあります。特に初回利用のサービスでは実機確認を必須にしましょう。
もう一つの落とし穴は、認証設定の保存を「完了」と思い込んでしまうことです。設定画面で「保存」ボタンを押さずにページを離れると設定が反映されていないことがあります。必ずシークレットウィンドウで認証画面が表示されることを確認してからチェックを入れてください。
テンプレ文面
チェックリスト完了後の送付文テンプレ：「件名：[確認依頼] Webデザインプレビュー共有 / 期限〇月〇日。本文：以下のURLにてデザイン確認をお願いします。本URLは検索エンジン非掲載・閲覧制限付きです。パスワードは別途Slackにてご連絡します。期限を過ぎるとアクセス不可になります。」
差し替え発生時の送付文テンプレ：「件名：[更新] プレビュー差し替え完了 〇月〇日〇時。本文：修正版を同URLに反映しました。URLとパスワードに変更はありません。引き続きご確認をよろしくお願いします。」更新日時を件名に入れることで、クライアントが旧バージョンを確認するリスクを下げられます。
よくある質問
チェックリストをチームで共有・管理するにはどうすればよいですか？
NotionやConfluenceのページにチェックリストを貼り付け、案件ごとにページを複製して使うのがおすすめです。完了者と完了日時を記録できる形にしておくと、後から誰が何を確認したかのトレースができます。
noindex設定が正しく機能しているかどうかをツールで確認できますか？
Googleサーチコンソールの「URLを検査」機能でnoindexが検出されているか確認できます。認証付きURLはGooglebotがアクセスできないため「取得できませんでした」と表示されますが、認証を一時解除して確認する方法もあります。
複数のクライアントに異なるパスワードで共有したい場合はどうしますか？
ファイルを複数回アップロードして別々のURLを発行し、それぞれに別パスワードを設定するのが最もシンプルな方法です。同一URLに複数パスワードを設定できるサービスもあるため、利用しているサービスの機能を確認してみましょう。