何が共有しづらいのか
社内ツールのプロトタイプには「受発注一覧」「在庫管理画面」など業務に即したダミーデータが含まれることが多く、本物の業務データと混同されるリスクがある。URLで共有する際はファイル名やページタイトルに「プロトタイプ・2026年6月版」のような識別情報を入れておき、実稼働ツールと区別できるようにする。
Excelや社内システムのスクリーンショットを素材にしてChatGPT Agentが再現したUIには、部署名・担当者名・金額などの実データが映り込んでいることがある。HTML内を検索して実データが埋め込まれていないか確認し、全てダミー値に置き換えてから公開する。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
URL化する前の確認点
社内ツールプロトタイプでは、実際のAPIエンドポイントやデータベース接続文字列がJavaScript内にハードコードされていることがある。`grep -i 'password\|token\|secret\|api_key'`でHTMLを検索し、該当箇所があればダミー値に差し替えるかコードを削除してから公開する。
プロトタイプが複数ページ構成になっている場合、HTMLファイル間のリンクが相対パスで記述されていると、アップロード先のディレクトリ構造によっては404になる。フォルダ構成ごとZIPにまとめてアップロードするか、シングルページに統合してからURL化するとリンク切れを防げる。
- HTML内の外部script・form action・iframeを確認する
- APIキーやトークンらしき文字列がないか検索する
- 画像・CSS・JSのパスが公開後も解決できるか見る
- noindexと認証を混同せず、必要なら両方設定する
認証と期限の決め方
社内ツールのプロトタイプは原則として社外に出るべきではないため、会社ドメイン認証を必ず設定する。特に「経費精算」「人事評価」などHR情報に関わるプロトタイプは、閲覧者を担当部署に限定するためにメール認証で個別に招待する運用が望ましい。
プロトタイプのレビュー期間は通常2週間以内に完了する。それ以上期間が延びる場合は、古いバージョンのURLを無効化してから最新版のURLを再発行する。期限管理を怠ると社内のSlackやドキュメントに古いURLが残り続け、意図しないアクセスの原因になる。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
共有後のフィードバック回収
社内ツールのプロトタイプレビューでは「この操作で業務フローのどのステップが完了するか」という観点でフィードバックをもらうと、機能の過不足が明確になる。「使いにくい」という漠然とした感想より「在庫数を入力してからどこを押せばいいか迷った」という具体的なコメントが集まるよう、質問を構造化して伝える。
複数部署からフィードバックを集める場合、部署ごとに異なるURLを発行してアクセスログを部署別に把握できるようにすると、どの部署が何ページを確認したかが追跡できる。最終的なフィードバックのとりまとめは期限を決めて行い、締め切り後は追加コメントを受け付けない旨を事前に告知しておく。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
プロトタイプに実際の業務データが混入していた場合、どう対処すればいいですか？
まずURLを即座に無効化し、HTMLを修正して全てダミーデータに置き換えてから再公開してください。実データが社外に渡った可能性がある場合は情報セキュリティ担当へ報告し、インシデント対応フローに従ってください。
複数部署がそれぞれ異なる権限でプロトタイプを閲覧できるようにするには？
部署ごとに異なるURLを発行し、メール認証で閲覧者を制限する方法が現実的です。同一HTMLでも閲覧URLを分けることでアクセスログを部署別に分けて管理できます。
プロトタイプを本番ツールと誤認させないための対策は？
ページタイトルに「【プロトタイプ】」と明記し、画面上部に「このツールはモックです。実際のデータは保存されません」という固定バナーを表示してください。URLのサブドメインやパスにもprototype・mockなどの識別文字列を含めると効果的です。