社内外が混在する宛先で起きる悩み
会社ドメイン認証は、自社のドメインを指定すれば社員をまとめて通せて便利です。しかし社外の協力会社の担当者は別ドメインのため、自社ドメインの認証だけでは通れません。
かといって相手の会社全体を通すドメイン認証を追加すると、見せたい担当者以外も入れてしまいます。社内の全員と社外の特定個人だけを、同じURLで過不足なく通したいというのが、この場面の核心です。
メール認証で所属を問わず個別許可する
メール認証は宛先のアドレスごとに本人確認する仕組みなので、社内か社外かを問わず、見せたい人のアドレスを一つずつ許可できます。所属するドメインが違っても、許可リストに入っていれば通せます。
これにより、自社の数名と社外の協力会社の担当者だけを、同じURLで同時に通す設計が成り立ちます。許可していない人はワンタイムコードを受け取れないため、宛先以外には開けません。
宛先が複数の会社にまたがる場合でも考え方は同じです。A社の担当者とB社の担当者、それに自社の数名を、すべて同じ許可リストに並べて登録すれば、所属の異なる相手を一つの共有でまとめて通せます。
認証方式の選び方フローチャート
社内と社外が混在する宛先にHTMLを共有するときの認証設計では、強い認証を選べばよいわけではありません。相手の人数、機密度、レビュー期間、相手のITリテラシーに合わせて、止まらない範囲で十分な制限を選びます。
共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。
- URLのみ: 誰でも見てよい、短期の低リスク確認に限る
- パスワード: 少人数の社内外レビューで手早く制限したいとき
- メール認証: 特定の個人だけに見せたいとき
- 会社ドメイン認証: 社内・取引先企業単位で見せたいとき
混在宛先の認証を設定する手順
誰に見せるかを先に決めてから設定すると、過不足のない許可リストを組めます。次の順で進めます。
宛先を書き出す段階で社内外を一覧にしておくと、登録漏れや入れすぎに気づきやすくなります。リストが固まってから認証を設定するほうが、後からの修正が少なくて済みます。
- 見せたい社内メンバーと社外担当者のアドレスをすべて書き出す
- 認証方式としてメール認証を選ぶ
- 書き出したアドレスを所属を問わず許可リストに登録する
- 発行されたURLを全員に共有し、各自がワンタイムコードで本人確認する
- 公開後はアクセスログで、想定どおりの相手だけが見ているか確認する
ドメイン認証との使い分けの目安
社内は全員に見せてよく、社外は特定個人だけ、という配分なら、社内をドメイン認証で広く通し、社外をどう扱うかを別に考える方法もあります。ただし社内外を一つの共有でまとめたいなら、メール認証で全員を個別許可するほうが設計はシンプルです。
相手の人数が多く一人ずつ登録するのが現実的でない場合はドメイン認証、絞り込みを優先するならメール認証、と人数と細かさで選ぶのが目安です。混在する宛先では後者が扱いやすいことが多いです。
公開期限と差し替えで運用を締める
社内外が関わる共有ほど、いつまで誰に見せるかを明確にしておく価値があります。公開期限を設定すれば、プロジェクトの区切りで自動的に閲覧を止められます。無料プランの公開期限は最長7日です。
内容を更新したいときは、同じURLのままファイルを差し替えられるので、社内外の全員にリンクを送り直す必要はありません。許可リスト、期限、差し替えを組み合わせて、混在宛先の共有を管理しましょう。
よくある質問
自社ドメイン認証だけでは社外担当者が通れません。どうすればいいですか。
社外の担当者は別ドメインのため、自社ドメイン認証では通れません。社内外を同じURLで通したいなら、メール認証で社内外それぞれのアドレスを個別に許可してください。
社外の特定の人だけに絞れますか。
はい。メール認証はアドレス単位の許可なので、見せたい担当者のアドレスだけを登録すれば、相手の会社の他の人を通すことなく特定個人だけに絞れます。
社内をドメイン認証、社外をメール認証と混ぜられますか。
一つの共有でまとめたい場合は、社内外ともメール認証で個別許可するほうが設計がシンプルです。人数が多く絞り込みが不要な範囲だけドメイン認証にする、といった使い分けが目安になります。
想定外の人が見ていないか確認できますか。
アクセスログに対応しているため、いつ誰が閲覧したかを確認できます。公開後にログを見て、許可した社内外のメンバーだけが見ているかを点検すると安心です。
パスワード認証とメール認証はどちらが安全ですか？
共有パスワードは手軽ですが転送されやすいです。特定の個人だけに見せたい場合はメール認証、会社単位で絞りたい場合は会社ドメイン認証が向いています。