レビュー相手の決め方
ホワイトペーパーLPのレビューには、コピーを確認するマーケター・価格や機能表記を確認するプロダクト担当・法務コンプライアンスチェックを行う法務担当の3者を最低限含めることを検討してください。全員に同じURLを共有しても、確認観点が重複して非効率になることがあるため、役割ごとに「この部分だけ見てほしい」と絞り込む形で依頼するとレビューが早まります。
外部の代理店やデザイン会社が制作した場合は、その会社のディレクターも最終確認者に含めると、デザイン意図がずれた状態で承認が下りるのを防げます。ただし社外に共有するURLには必ず認証を設定し、相手が無断で第三者に転送できない旨をメールで一言添えておくと安心です。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
認証方式の選び方
社内の承認者だけがレビューするケースでは、会社ドメイン認証（@example.co.jpのメールアドレスを持つ人だけがアクセス可能）が最もシンプルです。個別にパスワードを発行する必要がなく、ドメインが一致すれば自動的に通過できるため、承認ルートが社内に閉じているホワイトペーパーLPのレビューに向いています。
代理店など社外のレビュアーが混在する場合は、メール認証でアドレスを個別登録する方法が適切です。誰がいつアクセスしたかのログが残るため、「確認した」「していない」の水掛け論を防ぐ証跡にもなります。短期のレビューであれば共有パスワードでも十分ですが、同じパスワードが別案件に流用されるリスクがある点に注意してください。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
フィードバック回収
URLを送る際に「確認してほしい観点」を最大3点に絞ってリスト形式で示すと、レビュアーが何から見ればよいか迷わず、回答が具体的になります。例えば「①キャッチコピーの訴求は自社のトーンと合っているか」「②比較表の機能名に誤りはないか」「③モバイル表示でCTAが見えているか」のように記載します。
フィードバックの返信期限は共有日から3営業日以内を目安にし、期限を明記したうえで確認依頼を送りましょう。修正後に再レビューが必要な場合は「同じURLを再度開いてください」と伝えると、ファイルの再送が不要です。最終承認者がOKを出した日時をSlackかメールで記録しておくと、リリース後のトレーサビリティが高まります。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
公開終了の処理
ホワイトペーパーLPを本番サーバーにデプロイしたタイミングで、レビュー用のプレビューURLを削除するかアクセス期限を終了させてください。古い草稿版が残ったままだと、検索エンジンにインデックスされるリスクは低いものの、URLを知っている関係者が誤って古いバージョンを参照してしまう事故が起きます。
公開終了をチームに周知する際は「本番URL：〇〇」「レビューURLは本日付で失効」の2点をSlackチャンネルに投稿するのが確実です。レビューURLを長期間残す必要がある場合（例：経営承認の記録として保持する）は、閲覧権限を最小限のメンバーに絞ってアーカイブとして保存する運用を設計しておきましょう。
よくある質問
会社ドメイン認証を設定したのに社外の代理店がアクセスできないと言っています。どうすれば？
会社ドメイン認証は設定したドメインのメールアドレスを持つ人だけが通過できます。代理店は対象外のため、その方のメールアドレスをメール認証の許可リストに個別追加するか、パスワード認証に切り替えてパスワードを共有してください。
レビュー中に内容を修正した場合、レビュアーに再度連絡が必要ですか？
差し替えたことと変更点をSlackかメールで簡潔に伝えるのが基本です。「同じURLを更新しました。変更箇所は比較表の価格欄のみです」のように、どこを変えたか一行で補足すると確認漏れが防げます。
レビュー用URLは何日前に発行しておくのが適切ですか？
表示崩れや外部タグの誤送信がないかを自分で確認する時間を含め、共有予定日の1〜2営業日前に発行するのが現実的です。発行直後にPC・スマホの両方で開いて問題がないことを確かめてから送付してください。