レビュー相手の決め方
展示会ブース案内ページのレビュアーを選ぶ際は、「情報の正確性を確認できる人」と「デザイン・表示を確認できる人」を分けて考えると整理しやすいです。情報確認は展示会担当のマーケター・共同出展パートナーの担当者・製品情報を持つプロダクトマネージャーが担い、デザイン・表示確認はHTML制作を行ったデザイナーまたは制作会社が担うのが一般的です。
共同出展パートナーがいる場合は、パートナー企業のロゴ・社名・URLの表記を必ず本人確認してもらってください。自社が正しいと思っていた表記が先方の最新ブランドガイドラインと異なるケースは珍しくありません。確認を省くと、展示会当日にパートナーから指摘が来て修正する時間がなくなります。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
認証方式の選び方
社内の出展チームだけが確認する段階では会社ドメイン認証が最速です。全員が社用メールを持っているため個別設定が不要で、新しいチームメンバーが追加されても同じドメインであれば自動的にアクセスできます。社内レビューが完了してから外部レビューに移るという2段階のフローを取ると、社外に中間版が漏れるリスクを下げられます。
外部のブース施工会社やグラフィックデザイン会社にレビューを依頼する段階では、担当者のメールアドレスをメール認証リストへ個別追加します。複数の外部業者が同時進行している場合でも、メール認証ならアクセスログから「どの業者が確認済みか」を一覧できるため、進捗確認のコミュニケーションが減ります。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
フィードバック回収
ブース案内ページへのフィードバックは「修正が必要な箇所」と「確認OKな箇所」を分けて返してもらうと、修正後の再確認範囲が明確になります。依頼メールに「修正が必要な場合は箇条書きで要素名・現在の表記・正しい表記の3点をセットでご連絡ください」とフォーマットを指定しておくと、「何となくここがおかしい」という曖昧なフィードバックが減ります。
展示会は開催日が固定されているため、フィードバックの返信期限を「会期の〇週間前」という形で逆算して設定することが重要です。修正→再確認のサイクルを2〜3回想定し、最終確認の締め切りを会期の5営業日前と設定しておくと、直前の大幅修正を避けられます。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
公開終了の処理
展示会終了後、ブース案内ページのプレビューURLは速やかに削除してください。担当者の連絡先が記載されている場合、URLが残っていると展示会終了後も来場者からの問い合わせが届き続けることがあります。展示会の閉幕と同時に削除するか、翌日削除のリマインダーを事前にカレンダーに設定しておく方法が確実です。
次回の展示会でテンプレートを再利用する場合は、削除前にHTMLファイルをローカルや社内ファイルサーバーにバックアップしてください。テンプレートを保存しておくことで、次回はブース番号・日程・登壇者だけを差し替えるだけで済み、制作リードタイムを大幅に短縮できます。
よくある質問
共同出展パートナーのロゴや社名が複数バージョンあって、どれを使えばよいか分かりません。
必ずパートナー企業の担当者に「現在使用可能な最新のブランドガイドラインまたはロゴデータをお送りください」と確認してください。推測でロゴを使用すると商標に関するトラブルになる場合があります。
制作会社からのフィードバックが曖昧で修正箇所が特定できない場合はどうすればよいですか？
「要素名・現在の表記・正しい表記の3点をセットで再送してください」と折り返してください。要素が特定できない場合はブラウザのスクリーンショットに番号を振ってもらうよう依頼すると、認識のずれをすぐに解消できます。
展示会の当日にブース内でタブレットから同じプレビューURLを表示したい場合、認証が障壁になりませんか？
来場者や当日スタッフがスムーズに閲覧できる公開用URLを別途用意することを推奨します。プレビューURLはレビュー専用として、当日使用するURLと明確に分けて管理してください。