レビュー相手の決め方
顧客インタビュー記事のレビューには「事実確認」と「表現確認」の2種類がある。事実確認は取材対象者本人または広報担当者、表現確認は社内の編集者や法務担当者が適切だ。両者に同じURLで同時にレビューを依頼すると、コメントが交錯して収拾がつかなくなるため、フェーズを分けて順番に回す設計が望ましい。
取材対象企業の担当者が複数いる場合、窓口となる1名にだけURLを送り、社内共有の可否と範囲を確認してから追加メールアドレスを登録する。担当者の判断でURLが広まってしまうと、まだ承認されていない表現が未決定の関係者に見られるリスクがある。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
認証方式の選び方
取材先企業の担当者にはメール認証が最も適切だ。相手が入力したメールアドレスが登録済みでなければアクセスできないため、URLが社内メーリングリストに誤送信されても見知らぬ人には見られない。社内編集チームには会社ドメイン認証を使うと、個人ごとにメールアドレスを登録する手間が省ける。
複数の外部関係者が混在する場合はパスワード認証が最もシンプルだが、パスワードの使い回しには注意する。前のプロジェクトで使ったパスワードを流用すると、旧プロジェクトの関係者が新しい記事を誤って閲覧できてしまう。プロジェクトごとに新規生成したランダム文字列を使うことを徹底する。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
フィードバック回収
レビュー依頼メールには確認してほしいポイントを箇条書きで3項目以内に絞る。「全体的にご確認ください」という依頼では、取材先が何に注目すればいいか分からず、返信が遅れるか「問題ありません」という表面的な返答しか来ない。たとえば「①引用した発言に誤りがないか ②役職・所属名が現在と一致しているか ③公開NGの情報がないか」のように具体化する。
修正依頼が来た場合はHTMLを差し替えてURLはそのまま維持し、「○月○日○時に更新しました。お手数ですがページを再読み込みしてご確認ください」と返信する。バージョン管理が必要なプロジェクトでは、差し替え前のHTMLをローカルに日付付きで保存しておくと、どの時点の版を承認したかを後から確認できる。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
公開終了の処理
取材先から最終承認が得られたら、公開URLの有効期限をその日に設定して閲覧不能にする。「承認されたから安心」と放置すると、担当者が退職した後も旧バージョンのドラフトが外部からアクセスできる状態になる。期限切れのURLをクリックした人には「このページは公開終了しました」と表示されるよう設定しておくと問い合わせが減る。
公開終了後のURL管理台帳として、スプレッドシートに「URL・公開期間・認証方式・最終承認者・備考」の列を作っておくことを推奨する。次のインタビュー記事を制作するとき、過去の設定を参照することで認証方式の選択ミスを防げる。
よくある質問
取材先から「URLを印刷してチームに回覧したい」と言われました。メール認証の場合、紙に印刷した人はアクセスできますか？
メール認証ではURLを開いた際にメールアドレスの入力が求められます。紙のURLをブラウザに打ち込んでも認証画面が表示されるため、登録済みメールアドレスを持たない人はアクセスできません。回覧する関係者のメールアドレスを事前にホワイトリストへ追加してください。
社内編集者が会社ドメイン認証でアクセスし、取材先担当者がメール認証でアクセスする設定を同一URLに共存させることはできますか？
ギガサイト便では1つのURLに対して1つの認証方式を設定する仕様です。用途が異なる場合は同じHTMLを別URLとして2つ発行し、それぞれに異なる認証を設定することで対応できます。
取材先が記事公開後に「やはり一部の表現を変えてほしい」と申し出てきた場合、すでに期限切れのURLを再開することはできますか？
有効期限を未来の日付に変更するだけで即時再開できます。再開後は同じURLが再び機能します。修正版をアップロードして期限を延長し、再度レビューを依頼するという手順で対応してください。