レビュー相手の決め方
事例ページの社内レビューには「担当営業」「マーケティング」「法務」の三者を必ず含める。担当営業は事実関係の正確性を確認し、マーケティングはメッセージングの一貫性を確認し、法務は顧客との契約・同意の範囲内の表現になっているかをチェックする役割を担う。
社外の顧客レビュワーは、事例掲載の窓口担当者と、コメントを提供した本人の2名が基本だ。担当者だけに確認を依頼すると、コメントを出した実務担当者の確認が抜ける場合がある。初回の確認依頼メールに「ご担当者様と、コメントをいただいた方の双方にご確認いただけますか」と一文添える。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
認証方式の選び方
社内レビューは会社ドメイン認証で社内の全関係者がアクセスできるようにし、顧客の確認はメール個別認証で顧客の担当者のメールアドレスを個別に登録する形が最もアクセス管理を細かくできる。社内用と顧客用でURLを分けるより、同一URLにアクセス者を追加していく方が一元管理しやすい。
顧客の担当者が複数部署にまたがる大企業の場合は、顧客側のドメインをドメイン認証に追加する方法もある。ただし顧客企業内で不特定多数にURLが共有されるリスクがあるため、顧客の担当者に「社内で共有を限定してください」と事前に依頼しておく。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
フィードバック回収
社内レビューでは「事実の正確性」「トーン・マナー」「SEO観点のキーワード自然使用」の3点をチェックシートで確認する。特に数値の表記（「約30%削減」は一次情報と一致するか、四捨五入の桁数は適切かなど）は担当営業が原データと照合して確認する役割を担う。
顧客へのフィードバック依頼では「修正が必要な箇所があれば、箇所と修正内容を記載してください」という形式のメールを使う。「問題なければ承認ください」という書き方より「修正があれば教えてください、なければ承認とみなします」と記載する方が、確認が完了しているかどうかを管理しやすい。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
公開終了の処理
本番サイトに事例ページが公開された翌日には、プレビューURLを無効化する。検索エンジンが両方のURLをクロールすると重複コンテンツと判断される可能性があるため、プレビュー期間中のHTMLにも`<meta name="robots" content="noindex">`を入れておき、万一のインデックスを防ぐ。
事例掲載後に顧客の担当者が退職したり、事業内容が変わった場合は、顧客への再確認を行い必要に応じて事例ページを更新または削除する。プレビューURLの管理記録に「顧客の確認者連絡先」「確認日」「次回見直し予定」を残しておくと、将来のフォローアップが漏れなく行える。
よくある質問
顧客が内容の修正を多数要求してきた場合、何度もURLを送り直す必要がありますか？
同じURLにHTMLを上書きアップロードするだけで最新版に切り替わるため、URLの送り直しは不要です。「修正しました、同じURLから最新版をご確認ください」と返信するだけで顧客が再確認できます。
顧客の承認メールを保存しておく必要がある場合、どのように記録管理すればよいですか？
顧客からの承認メールをPDF化して社内のプロジェクト管理ツールや契約書フォルダに保存します。ギガサイト便のアクセスログ（誰がいつアクセスしたか）もスクリーンショットで合わせて保存しておくと証跡として機能します。
事例のHTMLに動画や外部埋め込みコンテンツが含まれる場合、レビュー時も正常に表示されますか？
YouTubeやVimeoの埋め込みコードはそのまま動作します。ただし社内のみ公開の動画を埋め込んでいる場合、アクセス権のない外部レビュワーには動画が表示されないため、事前に動画の公開範囲も確認しておいてください。