発表前の情報共有が難しい理由
コラボやポップアップは、ブランド側・店舗側・仕入れ先・販促担当など多くの関係者が関わります。販売スケジュールや限定メニューを全員に共有したい一方で、発表前に外部へ漏れると話題性が下がってしまいます。
メールに資料を添付して回すと、誰がどの版を持っているか分からなくなり、転送で社外に渡る心配もあります。関係者だけが最新版を見られる仕組みがあれば、足並みをそろえつつ情報を守れます。
会社ドメイン認証で関係者に絞る
ギガサイト便では認証方式として、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証から選べます。取引先企業との共有なら、会社ドメイン認証が向いています。許可したドメインのメールを持つ人だけがページを開けるので、担当者が入れ替わっても運用が崩れにくくなります。
一時公開ページにはnoindexが付くため検索結果には出ませんが、noindexはアクセス制御ではありません。発表前の情報を確実に守るには、会社ドメイン認証のようなアクセス制御を併用するのが安全です。
この業務で使うときのおすすめ設定
飲食店が期間限定コラボ・ポップアップ情報を関係者に共有を業務で使うなら、共有前・レビュー中・差し替え・クローズの4段階で考えると運用しやすくなります。成果物を作るだけでなく、誰がいつ何を確認したら完了なのかを先に決めます。
対象読者がそのまま使える依頼文テンプレ、推奨認証方式、公開期限、レビュー完了条件を追加。 レビュー中は新しいリンクを何度も作るより、同じURLで差し替えて「最新版はこのURL」と統一すると確認漏れを減らせます。
- 共有前: HTML/ZIP、表示崩れ、機密情報、認証方式を確認する
- レビュー中: 観点、締切、返信先、差し替えルールを明記する
- 差し替え: 同じURLで更新し、最新版だけを見てもらう
- クローズ: 承認後に期限切れ・非公開化・最終版保存を行う
コラボ情報を会社ドメイン認証で共有する手順
コラボ内容と販売スケジュールをまとめたHTMLを用意し、会社ドメイン認証を設定して取引先に渡します。
- コラボ概要・限定メニュー・販売スケジュール・搬入段取りをHTMLにまとめる
- ギガサイト便にファイルをドロップして共有URLを発行する
- 認証方式を会社ドメイン認証に設定し、許可ドメインを指定する
- 発表解禁日に合わせて公開期限を設定する
- 取引先の担当者にURLを共有する
段取り変更も同じURLで全員に反映
コラボの準備中は、販売開始日や数量、搬入時間がたびたび変わります。ギガサイト便は同じURLのままファイルを差し替えられるので、内容を更新すれば関係者全員が最新の段取りを見られます。版がばらつく心配がありません。
発表解禁のタイミングに合わせて公開期限を設定しておけば、準備期間が終われば関係者向けページは自動的に閲覧できなくなり、情報管理がしやすくなります。
誰が確認したかをログで把握
アクセスログに対応しているため、各社の担当者が段取り資料を確認したかを把握できます。まだ見ていない関係者にだけ確認を促すといった調整ができ、当日の混乱を防げます。
店頭での内覧や試食の際には、QRコードで関係者にページを開いてもらう使い方もできます。
よくある質問
取引先の担当者だけに見せるにはどうすればいいですか
認証方式を会社ドメイン認証に設定し、許可するドメインを指定します。そのドメインのメールを持つ人だけがページを開けるので、担当者の入れ替わりがあっても運用が崩れにくくなります。
発表前の情報が漏れないか心配です
会社ドメイン認証のようなアクセス制御を使えば、許可した関係者だけが閲覧できます。noindexはアクセス制御ではないので、発表前の情報は認証と併用して守ってください。
段取りが変わったら資料を作り直しますか
いいえ。同じURLのままファイルを差し替えられるので、内容を更新すれば関係者全員が最新の段取りを見られます。版がばらつく心配がありません。
準備が終わった後の資料はどうなりますか
公開期限を発表解禁日に合わせて設定しておけば、期限が切れると自動的に閲覧できなくなります。関係者向けの準備資料が残り続けません。
レビュー完了の条件はどう決めるとよいですか？
確認観点、締切、承認者、差し替え後の再確認有無を先に決めます。「誰がOKと言ったら完了か」を明確にすると、共有URLが増えても混乱しにくくなります。