よくある原因
確認依頼メッセージを書く前に把握しておくべきは「受信者がどのメールサービスを使っているか」だ。GmailとOutlookでは迷惑フォルダの場所も名称も異なるため、画面操作の案内を出し分ける必要がある。共有時にメールサービスを確認しておくか、依頼メッセージに両方の手順を並記すると問い合わせが1回で解決しやすい。
よくあるもう一つの背景は「メールが届いているが、別のフォルダに自動分類されている」ケースだ。Gmailの「プロモーション」タブや「ソーシャル」タブにOTPメールが入ることがある。迷惑フォルダだけでなくすべてのタブを確認するよう案内することで見つかるケースが増える。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
自分側で確認すること
確認依頼を送る前に、自分でも認証コードの送信ログをギガサイト便の管理画面で確認する。「送信済み」になっているのに受信者に届いていない場合は配信失敗（バウンス）の可能性があり、メールアドレスの入力ミスが原因のことが多い。受信者のメールアドレスを口頭や別チャネルで再確認してから送信し直す。
送信ログが「未送信」のままの場合はギガサイト便の設定上の問題かもしれない。一度管理画面でメールアドレスを削除して再設定し、テスト送信をしてから受信者への確認依頼を送るようにする。
- HTML内の外部script・form action・iframeを確認する
- APIキーやトークンらしき文字列がないか検索する
- 画像・CSS・JSのパスが公開後も解決できるか見る
- noindexと認証を混同せず、必要なら両方設定する
相手側で確認すること
受信者への依頼メッセージ例として「認証コードのメールが届かない場合、①迷惑メール/スパムフォルダを確認②Gmailをお使いの場合は「プロモーション」「ソーシャル」タブも確認③見つかったらそのメールを開き「迷惑メールでない」ボタンを押す④それでも届かない場合は以下の番号にお電話ください」という段階的な案内が機能する。電話番号を最後に入れることで最悪の場合のエスカレーション先を示せる。
IT部門の管理が厳しい企業の受信者には「貴社のIT担当者に送信元ドメイン（gigasite.jp）のホワイトリスト登録を依頼していただけますか？申請時に必要なドメイン情報はこちらです：」という形でドメイン情報を明記すると、受信者が社内申請を行いやすくなる。
- HTML内の外部script・form action・iframeを確認する
- APIキーやトークンらしき文字列がないか検索する
- 画像・CSS・JSのパスが公開後も解決できるか見る
- noindexと認証を混同せず、必要なら両方設定する
再発防止の運用
プロジェクトごとに使うメール認証ドメインを統一しておくと、受信者側で一度ホワイトリスト登録すれば次回以降のプロジェクトでも問題が起きない。ドメインをころころ変えると毎回ホワイトリスト申請が必要になり、受信者の負担が増える。
よく問い合わせてくるクライアントや協力会社には、初回共有時に「認証コードはgigasite.jpから届きます。迷惑フォルダに入る場合があるため、事前にホワイトリストへの追加をお願いします」という一文をURL送付メールに添えておく習慣をつけるだけで、問い合わせ件数を大幅に削減できる。
- HTML内の外部script・form action・iframeを確認する
- APIキーやトークンらしき文字列がないか検索する
- 画像・CSS・JSのパスが公開後も解決できるか見る
- noindexと認証を混同せず、必要なら両方設定する
よくある質問
確認依頼メッセージを送ったが受信者がITに詳しくなく、迷惑フォルダの開き方が分からないと言われました。
Gmailであれば「左側のメニューを下にスクロールして『もっと見る』を押すと『迷惑メール』が現れます」、Outlookは「左側の『迷惑メール』フォルダを確認してください」と画面の場所を具体的に伝えると操作できる方が増えます。
認証コードが迷惑メールに入ったままでもアクセスできますか？
はい、迷惑メールフォルダにあっても認証コードは有効です。フォルダからコードを見つけて入力すれば認証を通過できます。有効期限内であれば問題なくアクセスできます。
受信者が認証コードを5回以上誤入力した場合、どうなりますか？
ギガサイト便では一定回数以上の誤入力でアクセスがロックされる場合があります。その際は管理画面からURLを再発行するか、ロック解除操作を行ってから受信者に再試行を依頼してください。