古い共有が残るリスク
退職者や取引が終わった相手に過去に渡した共有URLは、何もしなければそのまま有効なことがあります。本人が悪意なく保存していたとしても、関係が切れた後に資料が開ける状態は望ましくありません。
特に、URLだけで開けてしまう共有や、長期間にわたって公開している資料は注意が必要です。誰がアクセスできる状態なのかを把握しておくことが第一歩になります。
アクセスを止める三つの手段
アクセスを止める方法は、状況に応じて使い分けられます。資料自体をもう見せたくないなら公開停止、特定の相手だけ外したいなら認証方式の変更、そもそも期間限定で良いなら公開期限の活用が考えられます。
どれか一つに頼るのではなく、組み合わせて運用することで、関係終了時の対応を素早く確実に行えます。
- 公開停止: 資料そのものを開けないようにする
- 認証変更: 特定の相手を実質的に締め出す
- 公開期限: 時間が来れば自動的に失効させる
よくあるNG例と安全な直し方
退職者・元関係者からのアクセスを止める方法では、「検索に出さない」と「見られないようにする」を混同しないことが重要です。noindexやrobots.txtは検索エンジンへの指示であり、アクセス制限そのものではありません。
安全に共有するには、誰に見られると困るかを先に決め、URL共有だけで足りるのか、認証や期限が必要なのかを選びます。共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。
- NG: 機密情報入りHTMLを認証なしURLで共有し、noindexだけで安心する
- OK: パスワード・メール認証・会社ドメイン認証で閲覧者を絞る
- NG: テスト用APIキーや社内URLをHTML内に残したまま渡す
- OK: 公開前に外部送信先、秘密情報、フォーム送信先を確認する
ギガサイト便でアクセスを遮断する手順
関係が終了した相手のアクセスを止めたいときは、ギガサイト便の管理画面から次の順序で対応すると確実です。
全員に見せたくないのか、特定の相手だけ外したいのかで取る手順が変わります。状況に合わせて選んでください。
- 管理画面で対象の公開ページを特定します。
- もう誰にも見せない場合は公開を停止します。
- 他の関係者には見せ続ける場合は、認証方式をパスワードやメール認証に変更します。
- パスワードを使っている場合は新しいパスワードに変更し、現役のメンバーにだけ別経路で伝えます。
- アクセスログを確認し、変更後に想定外のアクセスがないかを見ます。
会社ドメイン認証で自動的に範囲を保つ
会社ドメイン認証を使うと、特定のドメインのメンバーだけに閲覧を限定できます。退職などでアカウントが無効になれば、その相手は認証を通れなくなるため、結果としてアクセスを制限しやすくなります。
社内向けに継続的に共有する資料では、最初から会社ドメイン認証を選んでおくと、関係終了時の手間を減らせます。誰が対象かを認証側で管理できる点が利点です。
関係終了時の手順を決めておく
退職や取引終了が起きてから対応を考えると、対象の共有を洗い出すだけで時間がかかります。あらかじめ、関係終了時にどの共有を見直すかをルール化しておくと、漏れなく素早く対応できます。
公開期限を短めに設定しておくことも、古い共有を残さない有効な習慣です。期限が来れば自動で失効するため、対応忘れによるアクセスの放置を防げます。
よくある質問
公開を停止すると相手にはどう見えますか。
公開を停止すると、その共有URLからは資料を閲覧できなくなります。関係が終了した相手がアクセスを試みても開けない状態になるため、確実に遮断したい場合に有効です。
一部の人だけアクセスを止めたい場合はどうすればよいですか。
認証方式をパスワードやメール認証、会社ドメイン認証に変更し、現役のメンバーにだけ新しい認証情報を伝えます。これにより、古い情報しか持たない相手は実質的にアクセスできなくなります。
退職者が事前にURLを保存していた場合も止められますか。
公開停止や認証変更を行えば、URLを保存していても資料は開けなくなります。URLそのものではなく、認証や公開状態で制御するため、保存済みのURLによるアクセスも遮断できます。
対応漏れを防ぐにはどうすればよいですか。
公開期限を短めに設定しておくと、対応を忘れても期限切れで自動的に失効します。あわせて、関係終了時に見直す共有のリストを用意しておくと、洗い出しの漏れを減らせます。
noindexを設定すれば認証は不要ですか？
不要ではありません。noindexは検索結果への表示を抑えるための指定で、URLを知っている人の閲覧を止める仕組みではありません。閲覧者を制限したい場合は認証が必要です。